Optimisation du bureau : bien organiser ses archives
Boites de rangement et dossiers de classement
André Thisga
Les années s'écoulent et les papiers s'accumulent : garanties, factures, relevés de comptes, impôts et justificatifs... Il faut y mettre de l'ordre et savoir s'y retrouver facilement. Pas de panique, nous vous donnons quelques trucs...
Si la législation reconnaît désormais aussi les preuves électroniques (par exemple une facture électronique), tous nos documents n'en sont pas là et la majorité d'entre eux sont encore de bons vieux papiers.
A vous, donc, de les classer de telle manière à pouvoir les ressortir rapidement. Rien de tel pour cela qu'un peu d'organisation au départ et une pratique régulière par la suite. Le tout sera sans douleur et très efficace :
- séparer les documents personnels et professionnels;
- ranger les dossiers par grand thèmes (banque, assurance, santé, impôts, logement, etc à la maison; par clients ou par projets au bureau) et si possible par année;
- étiqueter toutes les chemises, intercalaires, dossiers et boites (date, mention claire du contenu).
Ensuite, il faut ranger les dossiers dans des contenants adaptés. Ces derniers ont fait ces dernières années de gros progrès : les produits ringards ont fait place à des produits aux nombreuses couleurs, tailles, formes et matériaux. De quoi classer vos documents, ranger votre bureau et améliorer son esthétique...
On distinguera donc :
1- sur le bureau:
. les corbeilles à courrier
. les porte-revues, très esthétiques, qui offrent une excellente alternative aux corbeilles à courrier;
. les trieurs, bien utiles pour les affaires en cours, qui offrent un classement simple et intuitif;
. les inévitables chemises et sous-chemises pour que chaque élément soit classé.
2- dans les armoires et archives :
- les classeurs : avec leur intercalaires ils sont le premier niveau de rangement, mais sont peu esthétiques;
- les boites de classement à anneaux. En format "paysage" et en carton dur, elles facilitent le classement de chemises par thème. Leur solidité est à toute épreuve;
- les boites de rangement avec un couvercle sur le haut. Elles permettent d'entreposer vos archives papier verticalement;
- les boites en plastiques, solides et légères. Elles offrent une excellente alternative, une facilité pour voir le contenu et un rangement optimal par dossier.
Mon dernier conseil : joignez l'utile à l'agréable en choisissant des rangements de couleurs différentes : une par thème. Classer les papiers deviendra (presque !) un plaisir.
A vous, donc, de les classer de telle manière à pouvoir les ressortir rapidement. Rien de tel pour cela qu'un peu d'organisation au départ et une pratique régulière par la suite. Le tout sera sans douleur et très efficace :
- séparer les documents personnels et professionnels;
- ranger les dossiers par grand thèmes (banque, assurance, santé, impôts, logement, etc à la maison; par clients ou par projets au bureau) et si possible par année;
- étiqueter toutes les chemises, intercalaires, dossiers et boites (date, mention claire du contenu).
Ensuite, il faut ranger les dossiers dans des contenants adaptés. Ces derniers ont fait ces dernières années de gros progrès : les produits ringards ont fait place à des produits aux nombreuses couleurs, tailles, formes et matériaux. De quoi classer vos documents, ranger votre bureau et améliorer son esthétique...
On distinguera donc :
1- sur le bureau:
. les corbeilles à courrier
. les porte-revues, très esthétiques, qui offrent une excellente alternative aux corbeilles à courrier;
. les trieurs, bien utiles pour les affaires en cours, qui offrent un classement simple et intuitif;
. les inévitables chemises et sous-chemises pour que chaque élément soit classé.
2- dans les armoires et archives :
- les classeurs : avec leur intercalaires ils sont le premier niveau de rangement, mais sont peu esthétiques;
- les boites de classement à anneaux. En format "paysage" et en carton dur, elles facilitent le classement de chemises par thème. Leur solidité est à toute épreuve;
- les boites de rangement avec un couvercle sur le haut. Elles permettent d'entreposer vos archives papier verticalement;
- les boites en plastiques, solides et légères. Elles offrent une excellente alternative, une facilité pour voir le contenu et un rangement optimal par dossier.
Mon dernier conseil : joignez l'utile à l'agréable en choisissant des rangements de couleurs différentes : une par thème. Classer les papiers deviendra (presque !) un plaisir.